Alors que de nombreuse entreprises ont entamé le processus de dématérialisation, elles ne vont pas forcément jusqu’au bout car elles ne possèdent pas d’outil spécifique pour cela. Grâce à la signature électronique PDF en ligne, vous pouvez simplement faire signer vos documents Sans avoir besoin d’un logiciel dédié, vous avez ainsi la possibilité de dématérialiser vos documents jusqu’à leur validation finale ?

Une procédure simple et rapide pour signer vos documents en ligne

Il vous suffit de quelques étapes afin de procéder à une signature électronique PDF. Tout d’abord, vous vous connectez sur le site du prestataire que vous avez choisi pour signer vos documents en ligne. Vous sélectionnez le fichier à signer, qu’il se trouve sur votre ordinateur, une clé USB ou dans un système de stockage situé dans le Cloud. Il est conseillé d’ajouter dedans un champ spécifique pour la ou les signatures requises. Ensuite, il vous suffit de préciser un ou plusieurs noms ainsi que leur adresse électronique. Ce ou ces signataires recevront un e-mail contenant un lien pour accéder au document et procéder à sa signature de manière électronique. Lorsque toutes les personnes devant signer l’auront fait, le document pourra être téléchargé par les signataires et vous-même.

Une signature dématérialisée et légalement reconnue

Depuis 2000, le droit français attribue à la signature manuscrite et à son équivalent électronique une valeur légale identique. Toutes les deux en effet permettent :

• d’authentifier le signataire ;

• de certifier l’intégrité du document signé ;

• de garantir sa non-répudiation.

La signature électronique PDF est juridiquement valable non seulement en France mais également au niveau européen, conformément au règlement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services). Par contre, vous devez impérativement utiliser des solutions proposées par des prestataires certifiés, identifiés comme « tiers de confiance ». L’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes Informatiques) se charge de procéder à la certification de ces prestataires de confiance.

Les avantages de la signature en ligne

Un des bénéfices évidents de la signature électronique est le gain de temps. Vous évitez des opérations chronophages et coûteuses telles que l’impression des documents, leur transmission aux signataires successifs, la nécessité de les scanner pour les envoyer à des destinataires géographiquement éloignés qui devront à leur tour les imprimer, les numériser… Grâce à la signature électronique en ligne, le processus est dématérialisé de bout en bout, réduisant considérablement la durée d’obtention des différentes validations. Tout le temps gagné par cette dématérialisation peut alors être affecté à d’autres tâches, entraînant un gain de productivité. En proposant cette signature en ligne à vos clients et vos fournisseurs, vous leur permettez aussi de gagner du temps tout en donnant une meilleure image de marque de votre société. Votre clientèle appréciera que les procédures soient accélérées par l’utilisation de la dématérialisation des documents comme des signatures.