Dans une période de recrutement, l’employeur est obligé d’entamer plusieurs formalités surtout administratives. Nombreuses sont les démarches à effectuer avant d’embaucher un nouveau salarié au sein de votre entreprise. Une bonne organisation au sein de votre entreprise alors est vraiment nécessaire avant la prise de poste du nouveau salarié dans l’accomplissement de ces démarches administratives. Pour certains salariés, des formalités supplémentaires sont obligatoires à l’égard de l’employeur pour favoriser son intégration. Mais quelles sont ces formalités administratives que l’employeur doit considérer lors d’une période de recrutement ? Dans cet article, nous allons d’abord parler des démarches de recrutement. Après, les procédures administratives obligatoires pour l’employeur. Ensuite, les documents à fournir au salarié. Enfin, les autres formalités nécessaires que vous devez effectuer.

Les démarches de recrutement

Avant toutes choses, vous devez préparer le recrutement en entamant quelques opérations nécessaires. D’abord, la rédaction de l’offre d’emploi est nécessaire après, vous devez la publier. Ensuite, vous devez préparer et effectuer l’entretien d’embauche pour sélectionner les meilleurs candidats. Lors de la rédaction de l’offre, plusieurs détails doivent être mentionnés comme votre nom et le nom de l’entreprise. L’offre doit mentionner également le domaine d’activité de l’entreprise, le poste à pourvoir et les tâches que les candidats doivent accomplir quand ils travaillent. Elle doit mentionner également le profil du candidat adéquat, les conditions de travail ainsi que l’adresse pour envoyer les dossiers à fournir. Ces offres peuvent être diffusées dans les journaux et dans les sites web. Il faut faire attention par rapport à l’offre d’emploi diffusé pour que l’offre ne soit pas de nature discriminatoire. Les démarches de recrutement doivent toujours respecter la vie privée des nouveaux salariés. Le recruteur ne doit pas considérer la situation personnelle du salarié, mais doit juste se fier à sa compétence dans le domaine professionnel. Certains critères aussi sont à considérer lors du recrutement comme l’âge ou la nationalité des candidats. Après les démarches de recrutement, l’établissement d’un contrat de travail est nécessaire ensuite, entamez les formalités administratives pour l’intégration du nouveau salarié au sein de votre entreprise.

Les procédures administratives obligatoires

La première formalité à effectuer est la Déclaration Préalable à l’Embauche ou DPAE. Cette procédure est obligatoire pour le recrutement d’un nouveau salarié au sein de votre entreprise. La DPAE doit être effectuée avant les huit jours d’embauche et envoyé auprès de l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales ou URSSAF. Pour les salariés agricoles, la demande peut être envoyée auprès de la MSA ou Mutuel Social Agricole. Vous pouvez envoyer la déclaration par voie électronique ou par lettre recommandée. La DPAE garantit donc le droit du nouveau salarié par rapport à l’assurance maladie ou retraite par exemple. Mais dans le cas où c’est votre première embauche alors la DPAE vous permet de vous inscrire en tant qu’employeur. Cela va alors déclencher une demande d’inscription du salarié au régime de sécurité sociale et de l’assurance maladie. La DPAE peut déclencher aussi une demande de visite médicale. Après cinq jours, vous allez recevoir un accusé de réception auprès de l’URSAAF ou MSA à travers un récépissé. Vous devez remettre au salarié la copie du DPAE après. Après, le salarié doit être inscrit au registre unique du personnel. Ce registre permet d’identifier le salarié et les conditions de travail qui le relient avec l’entreprise.

Les documents à fournir au salarié

Lors de la période de recrutement, l’employeur doit fournir au salarié la copie de la Déclaration Préalable à l’Embauche ou l’accusé de réception que vous avez reçu auprès de l’URSAAF. Il faut vraiment faire attention, car si vous ne respectez cette démarche alors il est possible que vous deviez payer une amende de 750 euros. Le contrat de travail doit être également remis au nouveau salarié dans les deux jours après sa date d’embauche. Vous devez également remettre au nouveau salarié les textes conventionnels relatifs à l’entreprise.

Les autres formalités nécessaires

Il y a encore d’autres démarches nécessaires que vous devez effectuer pour favoriser l’intégration du nouveau salarié pendant le recrutement. Dans le cas où c’est votre première embauche alors vous devez envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception auprès de l’inspection de travail. Par rapport à la retraite du salarié, vous devez l’inscrire à la caisse de prévoyance sociale. L’établissement d’un contrat de travail ou lettre d’embauche aussi est obligatoire et vous devez remettre la copie au salarié. Le contrat de travail peut être à durée déterminée ou à durée indéterminée et il doit être un contrat écrit également. Une visite médicale d’embauche également est nécessaire pour s’assurer de l’aptitude du salarié à occuper son poste. Cela doit être effectué dans les trois mois après la prise de poste ou avant que la période d’essai va se terminer. C’est auprès du Service de Santé au Travail ou SST que la visite médicale doit être effectuée. Des formations à la sécurité sont aussi nécessaires lors de la période de recrutement pour informer les salariés des risques y afférents à l’entreprise.